始于微时·臻于至善——鼎格微明内容管理系统助力企业内部信息管理

发布日期:2023-05-11

起事于无形,而要大功于天下,是谓微明。——《韩非子·喻老》

企业文档管理的起点,应该是在企业尚处于“无形”之时。当企业每时每刻都在进行着各种业务活动时,这些活动会产生数量巨大且不断增加的记录数据,即文档数据。而随着文档数据的产生,其管理工作就必须随之开始。大多数科技型企业都有自身的商业机密,例如技术文件、商务流程以及产品报价信息等,这些商业机密大多都存在于企业的各类文档信息之中。文档数据的管理不当就会造成泄密等问题的发生,而这会使企业丧失市场,甚至会给企业带来破产倒闭的风险。
但是,企业的文档管理存在着很多难点:首先,很多科技档案的利用工作并不随着文件材料办理完毕后而形成低谷,频繁利用给这些文档的管理与保密工作造成了很多困难。其次,在企业业务进行的过程中,文档信息资料散存于企业的各个部门、岗位以及与生产有关联的各个环节。三是文档文件虽然大多集中保管于企业内部的电脑当中,而大量的档案信息却保管于研究、设计人员的头脑里,而他们对企业文档信息保密起着关键作用。
然而,企业文档管理的目标,却不仅仅是“保密”这么简单。数据就像矿石,需要经过提炼、加工、处理等工序才能使用并实现其资产价值。文档是业务活动的伴生记录,对文档的完整积累和有机整理,将会为业务活动提供丰富、易用的信息资源。对文档有效地进行管理,通过保障文档从形成、流转、管理到利用这一全生命周期内的一致、协调,将促进文档信息资源的集成,增强其内在价值的作用效果,并使其更好地提高其利用效益,最终转化成为企业的经济效益。
有力的安全管控、有序的文档管理、有效的信息治理,这是企业文档管理当中最核心的要求,也是企业从初创阶段开始就需要持续进行的一项系统工程。唯有如此,企业才能真正做到行稳致远、笃定前行,并最终实现“要大功于天下”的宏伟愿景。
起事于无形,而要大功于天下,是谓微明。鼎格微明企业内容管理系统,愿为所有心怀壮志的企业助一臂之力!
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